La manera més eficient de gestionar els viatges de la teva empresa

La gestió de viatges corporatius engloba la planificació, reserva i seguiment de tots els desplaçaments professionals d'una organització: vols, hotels, trasllats i dietes. Una agència especialitzada centralitza tot el procés, aplica la política de viatge de l'empresa i garanteix l'atenció al viatger en qualsevol moment.

Una agència corporativa treballa amb les necessitats específiques de les empreses: control de despesa, informes de viatge, negociació amb proveïdors i suport 24/7. No és només reservar un vol; és gestionar un programa de viatge complet alineat amb els objectius del negoci.

La política de viatges és el conjunt de normes que regula com i quant pot gastar un empleat en els seus desplaçaments professionals. Ben definida, redueix costos, millora l'experiència del viatger i facilita el control i l'aprovació de despeses.

Centralitzant les reserves en una agència especialitzada, aplicant una política de viatge clara, anticipant les compres i negociant tarifes preferents amb aerolínies i cadenes hoteleres. La tecnologia i els informes de despesa en temps real són aliats clau.

Suport continu per gestionar imprevistos: cancel·lacions, retards, canvis d'itinerari o emergències a destinació. El viatger té sempre un interlocutor disponible, sense importar el fus horari ni el dia de la setmana.

És l'obligació legal i ètica de les empreses de vetllar per la seguretat dels seus empleats quan viatgen per feina. Implica saber en tot moment on són els viatgers, tenir protocols d'emergència i comptar amb un proveïdor que pugui actuar amb rapidesa davant qualsevol situació.

Les agències corporatives treballen amb plataformes de gestió de viatges (Travel Management Companies o TMC), sistemes de reserva integrats, apps per al viatger i eines de reporting. Permeten reservar, aprovar i controlar tots els viatges des d'un únic entorn.

Per a la majoria d'empreses, externalitzar la gestió amb una agència especialitzada és més eficient: estalvia temps al departament d'administració, millora les condicions negociades amb proveïdors i garanteix suport professional davant qualsevol incidència.

Tecnologia, consultoria, banca, farmacèutica, indústria, energia i serveis legals són els sectors amb més volum de viatges d'empresa. Qualsevol organització amb equips que es desplacen de manera habitual pot beneficiar-se d'una gestió professionalitzada.

A través de l'estalvi en tarifes negociades, la reducció de despeses fora de política, el temps estalviat en gestió interna i la millora en l'experiència del viatger. Una bona agència aporta dades i informes que fan visible el valor de cada euro invertit.

Una TMC és una agència especialitzada en la gestió integral de viatges corporatius. Més enllà de les reserves, ofereix tecnologia, reporting, negociació amb proveïdors i suport al viatger. Treballar amb una TMC permet professionalitzar el programa de viatges i obtenir resultats que una gestió interna difícilment pot igualar.

A través de fluxos d'aprovació integrats a la plataforma de gestió. L'empleat sol·licita el viatge, el responsable l'aprova o el rebutja i la reserva s'executa automàticament, tot dins de la política de viatge definida. Elimina correus, redueix temps i deixa traçabilitat completa.

Són preus preferents que les agències corporatives obtenen gràcies al volum de reserves que gestionen amb aerolínies, cadenes hoteleres i companyies de rent a car. Una empresa que gestiona els seus viatges de manera independent rarament accedeix a aquestes condicions.

Com a mínim: despesa total per període, cost per viatger i departament, compliment de la política de viatge, emissions de CO₂ i estalvi generat respecte a tarifes de mercat. Un bon reporting converteix les dades de viatge en decisions de negoci.

Els desplaçaments professionals, especialment en avió, són una de les principals fonts d'emissions indirectes de les empreses. Mesurar, reduir i compensar aquestes emissions forma part cada vegada més de les estratègies ESG corporatives i dels requisits de reporting de sostenibilitat.

És un enfocament que busca reduir l'impacte ambiental dels desplaçaments professionals sense renunciar a l'operativa del negoci. Inclou prioritzar el tren davant l'avió en distàncies curtes, triar hotels amb certificacions ambientals, compensar emissions i consolidar viatges per reduir-ne la freqüència.

Sí. Les agències especialitzades ofereixen eines per calcular les emissions de cada reserva, informes de petjada de carboni per viatger o departament i opcions de compensació integrades en el procés de reserva. Algunes també assessoren en la definició d'una política de viatge sostenible.

Les més reconegudes internacionalment són Travelife, Green Key i la certificació ISO 14001. A Espanya també té rellevància el distintiu de Turisme Responsable. Una agència corporativa pot filtrar i prioritzar allotjaments amb aquestes acreditacions dins de la política de viatge.

En trajectes de fins a tres hores, el tren és competitiu en temps porta a porta, més predictible en puntualitat i significativament menys contaminant. Moltes empreses ja inclouen a la seva política de viatge l'obligatorietat d'utilitzar el tren en rutes on hi ha alta velocitat disponible.

Definint criteris clars dins de la política: llindars de distància per utilitzar tren en lloc d'avió, preferència per proveïdors amb certificacions ambientals, límits de classe de viatge i objectius de reducció d'emissions per any. Una agència corporativa pot ajudar-te a traslladar aquests compromisos a decisions concretes de reserva.