Impacto memorável, execução impecável

MICE são as siglas de Meetings, Incentives, Conferences and Exhibitions. Engloba reuniões de empresa, viagens de incentivo, congressos, convenções e eventos corporativos a qualquer escala. É um segmento especializado que requer uma gestão muito diferente da viagem de negócios habitual.

Uma viagem corporativa gere deslocações individuais ou em grupos pequenos com critérios de eficiência e custo. Um evento MICE implica coordenação logística complexa: espaços, produção, catering, programa de atividades, gestão de grupos e experiência dos participantes. São duas disciplinas distintas que requerem equipas especializadas.

Não há um mínimo estabelecido. Gerimos desde reuniões de direção para dez pessoas até congressos internacionais com milhares de participantes. O nível de serviço e a dedicação da equipa adaptam-se à escala e aos objetivos de cada evento.

Sim. A seleção de espaço e destino é uma das primeiras fases do processo. Analisamos o perfil do evento, o número de participantes, o orçamento e os objetivos para propor as opções mais adequadas, em Espanha, Portugal e destinos internacionais.

Desde a conceptualização e a procura de espaço até à coordenação no destino no dia do evento. Entretanto, tudo: negociação com fornecedores, gestão de inscrições, alojamento e transfers dos participantes, produção audiovisual, catering, atividades e acompanhamento orçamental.

Sim. As viagens de incentivo são uma das nossas especialidades na área MICE. Desenhamos experiências à medida que reforçam o compromisso da equipa ou premiam os melhores clientes, cuidando de cada detalhe desde a proposta até ao regresso.

Sim. Contamos com capacidade de produção própria para eventos que requerem cenografia, iluminação, som, transmissão em direto ou conteúdos audiovisuais. Não dependemos de subcontratações externas para os elementos-chave da produção.

Desde o início do projeto definimos um orçamento detalhado por rubricas e fazemos um acompanhamento contínuo ao longo de todo o processo. O nosso cliente tem visibilidade em todo o momento sobre o investimento e recebe um fecho económico completo ao finalizar o evento.

Sim. Organizamos eventos em destinos de todo o mundo e contamos com rede de fornecedores locais nos principais mercados internacionais. A coordenação é gerida a partir de Espanha, com um interlocutor único que centraliza toda a operativa no destino.

Contacte-nos com a informação básica do evento: tipo, data aproximada, número de participantes e destino ou preferência geográfica. Com esses dados, a nossa equipa prepara uma proposta inicial sem compromisso. Quanto mais detalhe nos fornecer, mais ajustada será a proposta desde o primeiro momento.

Um congresso reúne profissionais de um setor para partilhar conhecimento, normalmente com palestras, mesas redondas e exposição. Uma convenção é um evento interno de empresa, orientado a alinhar equipas ou apresentar resultados. Uma conferência é mais reduzida e centrada num tema ou orador concreto. Os três requerem gestão especializada, mas com enfoques distintos.

É uma experiência desenhada para reconhecer e motivar colaboradores ou clientes que atingiram objetivos concretos. Bem executada, uma viagem de incentivo reforça o compromisso, melhora a retenção de talento e gera um vínculo emocional com a empresa difícil de conseguir com outros recursos.

Através de indicadores como a satisfação dos participantes, o impacto em vendas ou produtividade posterior, o nível de participação e o cumprimento dos objetivos definidos antes do evento. Ajudamos os nossos clientes a estabelecer esses indicadores desde o início para que o evento tenha um propósito mensurável.

É fundamental. Plataformas de gestão de inscrições, apps de evento para participantes, sistemas de acreditação, inquéritos em tempo real e ferramentas de transmissão híbrida fazem parte habitual da nossa operativa. A tecnologia melhora a experiência do participante e facilita o controlo logístico.

Sim. O formato híbrido é cada vez mais habitual em eventos corporativos. Gerimos a infraestrutura técnica para conectar participantes remotos com a experiência presencial: transmissão em direto, participação interativa e conteúdos adaptados a ambos os formatos.

Depende da escala e do destino. Para eventos grandes ou em datas de alta procura, o ideal é começar com seis a doze meses de antecedência. Para eventos mais reduzidos, três meses costumam ser suficientes. Em qualquer caso, quanto mais cedo se começar, mais opções e melhores condições se obtêm.

Madrid e Barcelona concentram a maior parte dos eventos corporativos pela sua infraestrutura e conectividade. Fora das grandes cidades, destinos como Sevilha, Valência, Málaga e as ilhas ganham protagonismo para eventos que combinam negócio e experiência. Para incentivos internacionais, Lisboa, Roma, Amesterdão e Dubai são opções muito solicitadas.

Selecionando espaços com certificações ambientais, minimizando resíduos, compensando emissões dos deslocamentos, priorizando fornecedores locais de catering e reduzindo materiais impressos. Cada vez mais empresas pedem-nos que a sustentabilidade seja um critério desde a fase de desenho do evento.

Sim. Coordenamos a logística de participantes que viajam de diferentes países ou cidades, gerindo voos, alojamento e transfers de forma centralizada. Uma única equipa controla todos os movimentos para garantir que cada participante chega a tempo e sem incidências.

Com o tipo de evento, a data ou janela temporal, o número aproximado de participantes, o destino preferido ou aberto a proposta, e o orçamento orientativo é suficiente para preparar uma primeira proposta. Não é necessário ter tudo fechado: parte do nosso valor está em ajudá-lo a definir o que ainda não está decidido.